Få kontroll over din egen møtekalender. Når jeg får møteinnkallinger, legger jeg inn reisetid før og etter møtet med en gang. Ikke forvent at andre nødvendigvis sjekker hva/hvor du skal før/etter de booker opp et møte med deg. Enda viktigere er dette hvis man skal i eksterne møter utenfor fast arbeidssted. Hva oppnår jeg med dette? Jo, jeg unngår å få møter som ”butter” i hverandre. Jeg får tid til å omstille meg og møter forberedt i neste møte. Jeg slipper stresset ved å sitte i ett møte og vite at jeg ikke kommer til å rekke neste møte. Jeg får tid til å ”avslutte” det møtet jeg har deltatt i. Samtidig viser jeg respekt for de andre jeg skal treffe i neste møte, ved at jeg er forberedt og ”til stede”.

Jeg booker opp “egentid” med ”liksom-møter” i kalenderen. Dette gjør jeg for å blokke ut tid så jeg kan få behandlet saker som skal utføres. Oppgaver jeg vet må gjøres og som jeg ikke får tid til, vil for de fleste kunne oppfattes som stress.

Hvis du er sliten, så er det faktisk lov til å avlyse et møte og ta det senere. Ofte presser man seg i møter,  selv om hodet ikke er “til stede”. Av respekt for deg selv og de andre, tror jeg heller man burde utsette et møte enn å tvinge seg igjennom. Sjelden er ting så viktige at de ikke kan utsettes en uke.

PC og telefon i møterommet, mener jeg er en uting. Mange sier at de bruker dette for å ta notater osv. Min påstand er at man veldig lett blir distrahert fordi det ”spretter opp” noe på skjermen. Hvis man f.eks. ser en ny epost, tror jeg de fleste vil lese overskriften og de første linjene. Idet man gjør dette, har man mistet fokus på det møtet man sitter i. Hos oss har vi innført forbud mot PC og telefon i møtene, nettopp for at folk skal holde fokus og få med seg det som blir sagt. Det er kjedelig å måtte gjenta ting man har vært igjennom. Man viser også liten respekt for de andre møtedeltagerene. Det er sjelden man får en beskjed som haster så mye at det ikke kan vente til etter møtet.

Det er også viktig å ha et aktivt forhold til møter man blir invitert til. Ofte har jeg blitt invitert på møter uten agenda. Når dette skjer, har jeg sendt spørsmål tilbake om hva formålet med møtet er og hva som er forventet av meg. Mange møter har også alt for mange deltagere. De gangene dette skjer, tenker jeg at det er mer et informasjonsmøte enn et faktisk arbeidsmøte.

Et par ord om mailboksen også. Noen ganger markerer jeg all epost som lest. Tanken bak dette er at de som virkelig savner et svar, vil purre. Jeg slipper stresset med å se at antall uleste eposter øker.

Hvis jeg ikke står i ”til-feltet”, antar jeg automatisk at meldingen kun er til info og ikke krever noe konkret fra min side.

Jeg tenker at det ofte kan være lurt å ringe for å snakke sammen, i stedet for å havne i en endeløs “reply to” sirkel. Simon Sinek sier det veldig fint i følgende sitater:

• Emails get reaction. Phone calls start conversations
• A five minute call replaces the time it takes to read and reply to the original email and read and reply to their reply… or replies. And I no longer spend 20+ minutes crafting the perfect email – no need to.

Ett annet tiltak er å skru av automatisk push på mobilen. Jeg velger selv når jeg vil sjekke eposten. Det er sjelden noe haster så mye at det krever respons i løpet av 5 minutter. Jeg tenker at hvis det haster veldig, ringer man.

Flere av disse tiltakene er nok selvfølgeligheter for mange, men jeg opplever også at mange klager over kalender og innboks som plager dem; ”Uff, jeg har så mye ulest …”. Det eneste som hjelper er å krumme nakken og ha et mer aktivt forhold til hvordan man vil ha sin egen hverdag.

En bok jeg vil anbefale deg å lese er Death By Meating av Patrick Lencioni. Denne boken tar for seg teamet møter og kommer med råd til å få gjøre de mer effektive.

Kjell Ljøstad har også skrevet mer om eposten i sin blogg:

http://spedespirer.com/2016/03/30/kunsten-a-bruke-mindre-tid-pa-mail/

Kategorier:Relasjonsledelse

Tom Erik Rozmara Frydenlund

Jeg har mange års erfaring fra forsvaret, politiet og IT-bransjen. Jeg har i hele min karriere syns interaksjon med mennesker har vært spennende. Min lederstil er basert på en blanding av relasjonsledelse, tillitsbasert ledelse og tjenende ledelse.

En leder er til for de ansatte og ikke omvendt.

Jeg er autorisert til å kjøre kurs innen for relasjonsledelse og relasjonskompetanse og holder også foredrag igjennom talerlisten.